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OA选型已评标,业务部总监突然要建信息化小组重新选,我该怎么办?

我在公司招标信息系统(预算50w,工期三个月的OA系统),一个资深总监跳出来说服董事长要组建信息化小组,董事长挂帅,作为IT负责人怎么整?

作者:阿郎来源:CIO进化论|2019-08-06 11:00

【51CTO.com原创稿件】上周一位IT负责人的“遭遇”,引起了CIO&IT经理精英汇微信群的热烈讨论。

最终,这个问题的讨论虽然并未形成统一的结论。不过问题背后所代表的IT地位及项目管理问题,却影响着每位IT人。

所以今天把这个案例和微信群内的讨论整理出来与大家分享。

问题

  • 我在公司招标信息系统(预算50w,工期三个月的OA系统),一个资深总监跳出来说服董事长要组建信息化小组,董事长挂帅,作为IT负责人怎么整?
  • 董事长组长,总经理副组长、资深总监副组长、风控总监秘书长,IT负责人成员,这个怎么整?

很多公司都会组建信息化小组,然而诸多问题也随之而来,不少IT负责人常常陷入无权有责,干活背锅的尴尬境地。

对于这种处境的成因和处理方式,不同人有不同的看法,解决方式也不尽相同,下面分享几位CIO的观点。

1、当事IT负责人的观点

当事IT负责人认为类似OA这种小型信息化系统,是完全不需要建立信息化小组的。经总经理批准立项,IT部门直接施工即可。

如果组建了小组,反而会拖慢建设进度,导致项目延期;而且其他部门成员不懂IT,由他们做决定,甚至可能会导致项目失败。

另外,在讨论中还提供了更多的细节。现总结如下:

  1. 该公司IT部门汇报对象为总经理,提议也由总经理批准。董事长不直接管IT,有时会听其他总监游说。
  2. 本次OA项目已由总经理批准,并且正式立项。
  3. 前期调研研讨很充分,但是邀请其他部门总监参加时,他们总是缺席,包括后来提出要建立信息化小组的资深总监。
  4. 调研工作由信息部门主导,联合全体部门需求调研;中基层已经全部过完,并完成了技术评标。
  5. 董事长和总经理要求3个月内搞定OA,前期调研已经花了3个月。
  6. 现在这位资深总监突然跳出来,认为IT没有把他放在重要的位置上,游说董事长要先组建信息小组。
  7. 信息化小组未参与调研工作,投票做决定,不如IT部门直接做决定好。

接下来就是文章开始的问题了。而且该负责人的观点也很明确,不同意组建信息化小组。原因是:浪费时间,不利于信息化建设,IT失去决定权,最后还要背锅。

2、针锋相对的观点

一位IT总监恰恰持有相反的意见,他不仅认为组建信息化小组很正常,而且IT负责人最好不要做一把手。

他认为信息化小组利大于弊,IT部门应该更开放。事实上,关于IT治理,很多企业都有信息化领导小组这类机构。

单就前文提到的问题来说:

  1. OA本来就不是IT能直接拍板的,需要集体决策;
  2. 组建信息化小组,多一些人把关没什么不好的;
  3. 定标这个当口阻止信息化小组组建是很可疑的行为,“不专业”、“怕背锅”这种理由不靠谱;
  4. 即使由IT主导实施,也可能出现问题。例如因为财务不给首付款导致项目延期。

这位IT总监给出的处理方式如下。

支持组建信息化小组,且IT部门不做主导。在选项阶段提出专业意见,招标按照科学合理的程序走。如果IT表现出专业性,想背锅是很难的。

他的另一层顾虑,是担心各方势力正准备用OA做由头干仗,IT这时候应该找到可依靠的组织,而不是单干。

另外,他还认为OA是非常重要的信息化系统,是管理落地、文化宣贯、决策提升的系统。这些都是高层关注的,最好由一把手挂帅督办。

3、拒绝信息化小组

另一位IT负责人也认为OA并不是个大项目,而且不涉及业务特点,所以IT部门来立项就好,不需要组建信息化小组。

而且中基层已全部过完,也按标准流程走完了技术评标。如果项目程序没有出现问题,不建议前期没参加会议的人员乱提意见。

重要的是不要纵容其他无关人员觉得IT是软柿子好捏。建议找总经理谈话,拒绝组建信息化小组。

上海锦江国际HRG旅行服务有限公司中国区IT HEAD MYTH.JIN也不建议组建信息化小组。

但他认为找总经理商讨解决问题,不是长久之计,而且这种方法想成功是建立在总经理强势和自信的基础上。

他认为这是在用战术方法解决战略问题。应该寻找更好的方法,并且举了一个他解决此类问题的案例:

我之前进这家英资企业时,也有一个信息化小组。

一年后,我发了个报告给总经理:使用信息化小组集体决策的项目成功率为零;我独断专行的成功率是100%。

我很耐心地在一次管理层会议上,把这个报告的数据分析给所有总监,然后按他们投入的时间和参与人员的平均工资,计算他们造成的损失。

但我这个方法适用性不高。

4、支持信息化小组

一位IT经理认为选型是集体意见,应该组建信息化小组,而且IT负责人不用主导项目。

他说:“做‘老二’很舒服,做一个有能力的‘老二’更舒服。”

“别以为领导不懂IT,项目成败有很多评估方向,就一条客户满意度就够了。”

而就没IT负责人在信息化小组中没权力却要“背锅”的问题,他认为也很好解决:

只要在项目实施前指出其中的问题和不合理之处即可。如果成功了大家都好,如果失败了实至名归,不存在背锅。但是千万不能马后炮。

微信群中还有更多的观点和精彩讨论,限于篇幅,这里不再整理。欢迎加入CIO&IT经理精英汇微信群,交流更多内容。加群方式:公众号中回复【社群】。

当事IT负责人最终决定的解决方案是,先和总经理谈好下一步怎么走,然后满足资深总监的面子,流程走一下,最终还是按照IT部门的安排来。

据CIO进化论了解,目前组建信息化小组事宜还在僵持中,我们将跟踪最新进展。

最后打一波广告,和分享一点干货。

讨论时不少IT负责人指出PMP对解决此类问题很有帮助,建议IT经理或CIO读个PMP。这里我要推荐一下51CTO学院的PMP微职位课程。加【CIOAge】可以给您超级优惠哦。

另外,MYTH.JIN说《图解CIO工作指南》中有信息化领导小组的建立方法。

我在书中找到了IT运营中的职责划分表,分享给大家。点击图片可以查看大图。


图片拍摄自《图解CIO工作指南》

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